Einrichtung

Die Einrichtung f├╝r XRechnung wird in der Connector-Einrichtung und in der Kommunikationsmatrix vorgenommen. Um in die Einrichtung zu gelangen, gehen Sie auf Connector 365 -> Einrichtung wie im folgenden Bild gezeigt.

Sie sollten vor dem Einsatz ggf. einige Stammdaten ├╝berpr├╝fen, damit Sie im sp├Ąteren Versand nicht auf Fehler sto├čen, die sich vermeiden lassen. Weitere Informationen dazu finden Sie am Ende der Dokumentation.

Die Einstellungen, die XRechnung betreffen, finden Sie im Abschnitt Pro Mandant unter dem Reiter PEPPOL/XRechnung Einrichtung

Hier k├Ânnen Sie folgende Felder/Checkboxen finden:

Feld Beschreibung
PEPPOL Ablagepfad Hier k├Ânnen Sie einen Pfad hinterlegen, in dem PEPPOL/XRechnung betreffende Dateien (XML-Dateien, Pr├╝fberichte) abgelegt werden sollen. Wenn dieser Pfad nicht gesetzt ist, wird einzig der in der Einrichtung hinterlegte Pfad com_out zur Ablage verwendet.
XRechnung Pr├╝fung URL Gibt die URL f├╝r einen Validierungsdienst an, der die Korrektheit einer erstellten PEPPOL- bzw. XRechnung-Datei pr├╝ft. Dieses Feld wird nur ben├Âtigt, wenn ein eigener Validierungsdienst genutzt werden soll.
XRechnung pr├╝fen Gibt an, ob PEPPOL- bzw. XRechnung-Dateien durch einen Validierungsdienst gepr├╝ft werden sollen. Wenn XRechnung Pr├╝fung URL gesetzt ist, wird die zu pr├╝fende Datei an die hinterlegte URL zwecks Validierung gesendet.
EN16931 pr├╝fen Gibt an, dass erzeugte XML-Dateien auf Konformit├Ąt zu EN-16931 gepr├╝ft werden sollen.
Leitweg-Id pr├╝fen Gibt an, ob eingegebene Leitweg-Ids auf syntaktische Korrektheit gepr├╝ft werden sollen.
XRechnung-Version Gibt die XRechnung-Version an, die momentan verwendet wird. Mehr zur XRechnung-Version finden Sie hier.
Kennung Standard XRechnung Gibt die verwendete Kennung f├╝r die momentan verwendete XRechnung-Version an. Mehr zur XRechnung-Version finden Sie hier.

Wie bereits in der Vorbereitung erw├Ąhnt, haben Sie die M├Âglichkeit unseren Validierungsserver zu nutzen. Dieser pr├╝ft, ob die erzeugt XRechnung konform zu den formalen Vorgaben ist. Falls Sie ihren eigenen Server benutzen m├Âchten, so k├Ânnen Sie Ihre Server-URL in das Feld XRechnung Pr├╝fung URL eintragen. Sobald dieses Feld gef├╝llt ist, wird der Validierungsprozess ├╝ber den eingetragenen Server angesteuert. Damit die Validierung stattfinden kann, muss zus├Ątzlich ein H├Ąkchen in der darunterliegenden Checkbox XRechnung pr├╝fen gesetzt sein. Falls Sie auf eine Validierung verzichten m├Âchten, so k├Ânnen Sie die Checkbox leer lassen. (Nicht empfohlen)

Die weitere Einrichtung f├╝r XRechnung findet in der Kommunikationsmatrix statt.

Der einfachste Weg, um in die Kommunikationsmatrix zu gelangen ist, eine der Connector 365 Templates f├╝r Verkauf, z.B. Geb. Verkaufsrechnungen oder Geb. Verkaufsgutschriften zu ├Âffnen.
Markieren Sie dann eine Rechnung f├╝r einen Kunden, f├╝r den Sie Rechnungen im XRechnung-Format verschicken m├Âchten und klicken Sie oben in der Leiste auf Kommunikationsmatrix.

Dies ├Âffnet die Kommunikationsmatrix, vorgefiltert auf den in der markierten Rechnung hinterlegten Kunden.

Dies funktioniert nur, wenn in der Kommunikationsmatrix bereits ein Eintrag f├╝r den betreffenden Debitor angelegt wurde. Sollte kein betreffender Eintrag angelegt sein, so ist die folgende Variante anzuwenden.

Alternativ k├Ânnen Sie die Kommunikationsmatrix ├╝ber das Men├╝ Connector 365 aufrufen.

Jedoch finden Sie dann eine ungefilterte Ansicht vor, in der Sie einen ├ťberblick ├╝ber alle Eintr├Ąge in der Matrix erhalten.
Weite Informationen zur Kommunikationsmatrix finden Sie in der dazugeh├Ârigen Dokumentation.

Das Modul XRechnung erweitert die Kommunikationsmatrix um folgende Spalten:
XRechnung, Leitweg-ID und XRechnung PDF als Anhang.

In folgendem Beispiel wollen wir eine Rechnung f├╝r Gilde Jupiter Versicherungs AG im **XRechnung-**Format erstellen. Dazu tragen wir die Nummer 1306 (Standard Sales ÔÇô Invoice) in das Feld Berichts-ID ein. F├╝r den Jobmodus w├Ąhlen wir PDF. Zudem setzen wir ein H├Ąkchen in dem Feld XRechnung und tragen eine g├╝ltige Leitweg-ID in das Feld Leitweg-ID ein. In diesem Testbeispiel haben wir eine Test-Leitweg-ID 123-456-76 eingetragen.
Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Identifikation des Rechnungsempf├Ąngers (n├Ąheres finden Sie im Abschnitt: Leitweg-ID).
Mittels der Dropdown-Liste XRechnung PDF als Anhang haben Sie die M├Âglichkeit zu bestimmen, ob neben der XRechnung noch die Rechnung als PDF-Datei ÔÇÜangeh├ĄngtÔÇś werden soll. Die PDF-Datei kann dabei entweder per Mail als zus├Ątzlichen Anhang behandelt werden (Mail-Modul), oder in die XML-Datei eingebettet werden. Weitere Informationen zu eingebetteten Anh├Ąngen finden Sie unter dem Abschnitt Begleitende Dokumente.
Da es sich bei der Rechnung um eine Verkaufsrechnung handelt, w├Ąhlen wir in dem Feld PEPPOL Verwendung den Eintrag Verkaufsrechnung aus der Dropdown-Liste aus.
Aus der Dropdown-Liste des Feldes PEPPOL Version selektieren wir PEPPOL BIS3. Nun k├Ânnen wir aus der Rechnung eine XRechnung erzeugen.

Wenn Sie das E-Mail-Modul des Connector 365 erworben haben, so k├Ânnen Sie XRechnung auch f├╝r den Jobmodus E-Mail einrichten, um erzeugte XML-Dateien direkt per Mail an den Empf├Ąnger weiterzuleiten.

XRechnung Version

F├╝r den Standard XRechnung gibt es mehrere ver├Âffentlichte Versionen, die jeweils f├╝r einen bestimmten Zeitpunkt g├╝ltig sind.
In der PEPPOL/XRechnung Einrichtung k├Ânnen Sie angeben, welche Version der XRechnung verwendet werden soll. Jede XRechnung Version verwendet dabei eine eigene Kennung (hier Kennung Standard XRechnung):

Klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand des Feldes XRechnung-Version, um eine ├ťbersicht ├╝ber aktuell verzeichnete Versionen zu erhalten.

Es ├Âffnet sich ein neues Fenster:

Nun erhalten Sie eine ├ťbersicht ├╝ber XRechnung-Versionen inklusive deren G├╝ltigkeit.
Hier kann nun eine Version ausgew├Ąhlt werden, indem eine beliebige Zeile markiert und anschlie├čend die Seite durch Klicken auf Ok best├Ątigt wird.

XRechnung Versionen synchronisieren/bearbeiten

Verf├╝gbare XRechnung-Versionen sowie dessen Kennungen k├Ânnen ├╝ber das Internet synchronisiert werden.
Unter Connector 365 Einrichtung f├╝r XRechnung finden Sie dazu eine Aktion Versionen synchronisieren, die ausgef├╝hrt werden kann.

Wenn der Funktionsaufruf erfolgreich abgeschlossen ist und neue Versionen gefunden werden konnten, werden diese in der Versionliste mit angezeigt und k├Ânnen ausgew├Ąhlt werden (Siehe oben).

Zus├Ątzlich wurde die M├Âglichkeit offen gelassen, XRechnung-Versionen auch manuell zu editieren. Hierzu steht ein weiterer Funktionsaufruf Versionen manuell bearbeiten zur Verf├╝gung:

Aktuell voreingstellte Versionen und Kennungen:

Version Kennung G├╝ltig ab
3.0 urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 01.02.2024
2.3 urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3 01.08.2023
2.2 urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.2 01.02.2023