Begleitende Dokumente

Der XRechnung-Standard lässt es zu, rechnungsbegleitende Anlagen anzuhängen.
Dieser Standard erlaubt Anhänge von folgenden MIME-Typen (Multipurpose Internet Mail Extensions):

  • Application/pdf (.pdf)

  • Image/png (.png)

  • Image/jpeg (.jpg)

  • Text/CSV (.csv)

  • Application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheethtml.sheet (.xslx)

  • Excel-Tabellen

  • Application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods)

  • OpenDocument-Tabellen

PDF-Anhänge können von manchen Auftraggebern als unsicher eingestuft werden und werden dementsprechend auch vom XRechnung Portal Deutschland als solche gekennzeichnet. Um dies zu vermeiden wird empfohlen stattdessen PDF/A-Dateien zu verwenden. Diese haben eine höhere Sicherheitsstufe und werden daher auch vom Portal als sichere Anghänge eingestuft. Im folgenden ein Zitat des zentralen Rechnungseingangs des Bundes (ZRE Bund):

‚ÄěDie Anforderungen des Rechnungsempf√§ngers sind durch den Rechnungssender zu ber√ľcksichtigen, beispielsweise, dass sicherheitsrelevante Beh√∂rden ggf. nur Anh√§nge im Format PDF/A erhalten k√∂nnen. Ob und welche Einschr√§nkungen f√ľr einen Rechnungsempf√§nger gelten, ist beim jeweiligen Rechnungsempf√§nger zu erfragen.‚Äú

Das PDF/A-Modul kann ebenfalls bei BELWARE erworben werden.

Mit dem XRechnung-Modul des Connector NAVs k√∂nnen Sie unterst√ľtzte Dokumenttypen ganz einfach in die resultierende XRechnung einbinden. Diese Anh√§nge k√∂nnen Sie entweder einer Rechnung hinterlegen, oder aber im Dialog beim Senden/Erstellen hinzuf√ľgen. Abh√§ngig von der gew√§hlten Methode sind Einrichtungen in den Benutzerberichten notwendig.

Methode 1 ‚Äď Anh√§nge in Rechnungen hinterlegen

Navigieren Sie zu: Connector 365 -> Benutzerberichte

W√§hlen Sie den Bericht f√ľr Ihre Verkaufsrechnungen (Hier: Standard Sales ‚Äď Invoice, 1306) mit dem zugeh√∂rigen Sprachcode und der Benutzer-ID, falls vorhanden, und w√§hlen Sie bearbeiten.

In dem Register Steuerung, setzen Sie ein Häkchen bei Dokumentenlinks als Anhang.

Dieses H√§kchen muss gesetzt werden, damit der Connector angeh√§ngte Dokumente bei der XRechnung-Erzeugung ber√ľcksichtigt.

Navigieren Sie nun auf die Seite Geb. Verkaufsrechnungen Auswahl aus den Connector 365 Templates, markieren Sie eine Rechnung, f√ľr die Sie einen Anhang hinterlegen wollen, und klicken Sie auf Bearbeiten. Es √∂ffnet sich die Rechnung. Klicken Sie nun auf Links. Diese Schaltfl√§che ist im oberen Men√ľ unter dem Reiter Start zu finden.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster:

Klicken Sie hier auf das Zahnrad-Symbol:

Nun finden Sie zwei weitere Felder, Linkadresse und Beschreibung vor. Klicken Sie das Kästchen mit den drei Punkte, welches rechts neben dem Feld Linkadresse zu finden ist.

Es sollte sich der Explorer √∂ffnen, aus dem Sie eine beliebige Datei ausw√§hlen und √∂ffnen k√∂nnen. Nachdem Sie dies getan haben, dr√ľcken Sie auf Speichern.

Das Fenster zeigt die hochgeladene Datei an. Jetzt k√∂nnen Sie das Fenster schlie√üen und zu der √úbersicht Geb. Verkaufsrechnungen Auswahl zur√ľckkehren.

√úberpr√ľfen Sie dazu wie gewohnt, ob Sie die Einstellungen in der Kommunikationsmatrix f√ľr den betroffenen Debitor vorgenommen haben.

Kommunikationsmatrix-Eintr√§ge f√ľr den Beispiel-Debitor Gilde Jupiter Versicherungen

F√ľr den Jobmodus PDF und den betreffenden Bericht (hier 1306 f√ľr Geb. Verkaufsrechnungen) tragen Sie folgendes ein:
Setzen Sie ein Haken in das Feld XRechnung und tragen Sie eine Leitweg-ID ein. Zus√§tzlich w√§hlen Sie die PEPPOL Verwendung aus (F√ľr dieses Beispiel Verkaufsrechnung) und tragen Sie bei PEPPOL Version PEPPOL BIS3 ein. Letztere beiden Eintr√§ge k√∂nnen Sie aus dem zugeh√∂rigen Dropdown-Men√ľ w√§hlen. Wenn gew√ľnscht, so k√∂nnen Sie unter XRechnung PDF als Anhang ausw√§hlen, ob zus√§tzlich die Rechnungs-PDF-Datei eingebettet werden soll.

Als n√§chstes navigieren Sie auf die Seite Geb. Verkaufsrechnungen Auswahl aus den Connector 365 Templates zur√ľck und selektieren Sie eine Rechnung, die Sie in eine XRechnung umwandeln m√∂chten.

Markieren Sie dann die von Ihnen bearbeitete Rechnung und dr√ľcken Sie auf die Schaltfl√§che PDF.

Falls Sie Option Dialog anzeigen f√ľr die Verkaufsrechnungen aktiviert haben, so √∂ffnet sich das Dialogfenster (Methode 2).

Unter dem Register Anh√§nge sollte nun Ihre hochgeladene Datei zu sehen sein. Optional k√∂nnen Sie noch weiter Anh√§nge hinzuf√ľgen (Methode 2). Dr√ľcken Sie nun OK, um die Rechnung samt Anhang in eine XRechnung umzuwandeln.

Methode 2 ‚Äď Anh√§nge √ľber Dialog hinzuf√ľgen.

Navigieren Sie zunächst in die Benutzereinrichtung des Connector NAV 365.

Unter dem Register Steuerung, setzen Sie ein Häkchen bei Dialog oder bei Dialog PDF. (Wenn Dialog ausgewählt, erscheint IMMER ein Dialog, also auch beispielsweise bei Ausdruck oder bei E-Mailversand)

Navigieren Sie nun auf die Seite Geb. Verkaufsrechnungen Auswahl aus den Connector 365 Templates, und markieren Sie eine Rechnung

√úberpr√ľfen Sie dazu wie gewohnt, ob Sie die Einstellungen in der Kommunikationsmatrix f√ľr den betroffenen Debitor vorgenommen haben.

Kommunikationseintr√§ge f√ľr den Beispiel-Debitor Gilde Jupiter Versicherungen

F√ľr den Jobmodus PDF und den betreffenden Bericht (hier 1306 f√ľr Geb. Verkaufsrechnungen) tragen Sie folgendes ein:
Setzen Sie ein Haken in das Feld XRechnung und tragen Sie eine Leitweg-ID ein. Zus√§tzlich w√§hlen Sie die PEPPOL Verwendung aus (F√ľr dieses Beispiel Verkaufsrechnung) und tragen Sie bei PEPPOL Version PEPPOL BIS3 ein. Letztere beiden Eintr√§ge k√∂nnen Sie aus dem zugeh√∂rigen Dropdown-Men√ľ w√§hlen.

Als n√§chstes navigieren Sie auf die Seite Geb. Verkaufsrechnungen Auswahl aus den Connector 365 Templates zur√ľck und selektieren Sie eine Rechnung, die Sie in eine XRechnung umwandeln m√∂chten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF.

Nach Klicken auf die Schaltfläche PDF, öffnet sich folgendes Dialogfenster:

Dr√ľcken Sie nun auf die Schaltfl√§che Dateien hinzuf√ľgen in dem Register Anh√§nge. Hierdurch √∂ffnet sich ein weiteres Fenster, in der Sie eine Datei ausw√§hlen k√∂nnen, welche als Anlage hinzugef√ľgt werden soll.

Selektieren Sie eine Datei, die Sie anf√ľgen wollen und dr√ľcken Sie auf √Ėffnen.

Resultat

Die ausgew√§hlte Datei ist nun als Anhang in dem Dialogfenster zu sehen. Klicken Sie nun auf OK um eine XRechnung zu erzeugen. Die erzeugte XML-Datei sollte nun einen Eintrag f√ľr Anh√§nge enthalten.

Diesem Eintrag folgt die angeh√§ngte Datei, kodiert in das Base64-Format. Die kodierten Zeichenfolgen sind in der Regel sehr lang, wie im folgenden Pr√ľfbericht zu sehen ist:

Ausschnitt des Pr√ľfberichtes √ľber die XML-Datei mit Anhang:

Die öffentlichen Empfänger sind in der Lage, diese kodierten Zeichenfolgen zu dekodieren und somit die originalen Anhangs-Dateien wiederherzustellen.