Einrichtung

Damit Ihre Dokumente in Ihrem Corporate-Design verschickt werden, mĂŒssen Sie vorab den Connector 365 PDF einrichten. Im Folgenden wird erlĂ€utert, welche Schritte notwendig sind, fĂŒr die grundlegende Einrichtung und anschließende Nutzung.

Allgemein

FĂŒr die allgemeine Einrichtung der App PDF suchen Sie ĂŒber die Tell me-Funktion nach Connector 365 Einrichtung und öffnen Sie den entsprechenden Link. Klicken Sie anschließend auf PDF-Einrichtung. Die Einrichtung fĂŒr die App klappt aus.

API-SchlĂŒssel

Hier fĂŒllen Sie nun zuerst das folgende Feld aus: API-SchlĂŒssel.
Ihren API-SchlĂŒssel erhalten Sie von uns. Diesen können Sie ĂŒber das folgende Formular anfragen oder via E-Mail bei uns erhalten. Der API-SchlĂŒssel ist essentiell um die App nutzen zu können.

Auch fĂŒr die Test-Version benötigen Sie den API-SchlĂŒssel. Bevor Sie Ihren Testzeitraum starten empfehlen wir Ihnen daher bei uns Ihren API-SchlĂŒssel fĂŒr die Nutzung der App anzufragen.

KonformitÀtsgrad

Unter dem Feld Dokumenteneinstellungen, können Sie den KonformitÀtsgrad festlegen. Dieser gibt die KonformitÀtsstufe an, die eine Pdf-Datei erhalten soll, wenn sie erstellt wird.

Weitere Felder

Bevor Sie die weiteren Felder ausfĂŒllen können, ist es nötig die entsprechenden Dateien im System zu hinterlegen. Um welche Dateien es sich handelt und wie Sie diese hinterlegen, zeigen wir Ihnen jetzt im Detail jeweils fĂŒr Briefpapier, Zertifikat und AnhĂ€nge.

Briefpapier

Bevor Sie die Briefpapierkonfiguration einrichten können, ist es notwendig, dass Sie Ihr Briefpapier im Pdf-Format im System hinterlegen. Suchen Sie ĂŒber die Tell me-Funktion nach Briefpapier.

Wenn Sie die App PDF zum ersten Mal verwenden, dann ist dort noch kein Briefpapier hinterlegt. Klicken Sie daher auf den Button Neu und hinterlegen Sie per Drag & Drop das gewĂŒnschte Briefpapier. Alternativ klicken Sie auf das Feld und durchsuchen Sie Ihre Dateien, bevor Sie die gewĂŒnschte Datei hier hinzufĂŒgen.

Weisen Sie Ihrem Briefpapier einen Code und einen eindeutigen Namen zu. Denn je eindeutiger der gewĂ€hlte Code, desto einfacher die anschließende Konfiguration des Briefpapiers. Es besteht zudem die Möglichkeit fĂŒr weitere Informationen eine Beschreibung hinzuzufĂŒgen. Ebenfalls finden Sie hier Informationen zum Dateinamen und der DateigrĂ¶ĂŸe.

Briefpapierkonfiguration

Nachdem Sie Ihr Briefpapier hinterlegt haben. Öffnen Sie ĂŒber die Tell me-Funktion die Briefpapierkonfiguration. Bei Erstkonfiguration ist hier noch keine Briefpapierkonfiguration hinterlegt.

Eine neue Briefpapierkonfiguration fĂŒgen Sie ĂŒber den Button Neu hinzu. Die folgenden Schritte und Optionen sind fĂŒr die Briefpapierkonfiguration erforderlich:

  1. Weisen Sie Ihrer Briefpapierkonfigurationen einen Code zu.
  2. Optional können Sie eine Beschreibung hinterlegen, in der Sie den Code weiter definieren.
  3. In der Tabelle legen Sie unter dem Reiter Briefpapierart fest fĂŒr welche Seite, bzw. Seiten Ihr Briefpapier verwendet wird.
    Folgende Optionen stehen Ihnen zur VerfĂŒgung:
    • Alle Seiten
    • Erste Seite
    • Der Seite folgen
    • Vorletzte Seite
    • Letzte Seite

Die Optionen die Seiten Ihres Briefpapiers zu konfigurieren, sind zahlreich. Hierbei gilt, dass Sie pro Option, bzw. Abschnitt der Seiten jeweils ein Briefpapier hinterlegen können. Im Folgenden fĂŒhren wir diverse Beispiele an, um die möglichen Konfigurationen zu verdeutlichen.

Beispiel 1

Die einfachste Konfiguration ist, wenn Sie fĂŒr alle Seiten das gleiche Briefpapier verwenden möchten. WĂ€hlen Sie hierzu als Briefpapierart Alle Seiten und hinterlegen Sie per Code das gewĂŒnschte Briefpapier.

Beispiel 2

Es besteht jedoch ebenfalls die Option mit Hilfe der Konfiguration fĂŒr einzelne Seiten oder Seiten jeweils ein anderes Briefpapier zu hinterlegen. Hierunter sehen Sie verschiedene Beispielkonfigurationen, wo die Seiten unterschiedliche Briefpapiere zugewiesen bekommen haben.

Zertifikat

In der Einrichtung haben Sie die Möglichkeit ein Signaturzertifikat zu hinterlegen. Durch die digitale Signatur wird nicht nur der Autor fĂŒr eine spĂ€tere Authentifizierung, sondern auch der Inhalt des Dokuments im Moment der Signierung garantiert. Denn das zertifizierte Dokument kann nicht geĂ€ndert werden, wodurch die Signatur die IntegritĂ€t sichert.

Signaturzertifikat

Sie können das Signaturzertifikat ausschließlich in der Connector 365 Einrichtung hinterlegen. Klicken Sie hier auf den Kasten und wĂ€hlen Sie eine der von Ihnen hinterlegten Signaturen aus. Wenn Sie noch keine Signatur hinterlegt haben, klicken Sie auf Neu. Anschließend fĂŒgen Sie Ihre Signatur-Datei durch Drag & Drop, bzw. ĂŒber das Durchsuchen Ihrer Dateien hinzu.

Das folgende Fenster öffnet sich nachdem Sie eine Datei hinzugefĂŒgt haben:

Der Dateiname und die DateigrĂ¶ĂŸe sind im Gegensatz zur obigen Abbildung mit den Daten Ihrer Signatur gefĂŒllt. Mit dem Code beschreiben Sie, um welche Signatur es sich handelt, wodurch Sie diese identifizieren können, sollten Sie mehrere verwenden. Ebenfalls können Sie in der Beschreibung weitere Informationen zu dieser hinterlegen. Durch die Vergabe eines Passworts stellen Sie sicher, dass das Signaturzertifikat nur von berechtigten Personen verĂ€ndert werden kann.

Sie können mehrere Signaturzertfikate hinterlegen, jedoch nur eins aktiv in der App nutzen. Um das Signaturzertifikat zu wechseln, wĂ€hlen Sie ein anderes Signaturzertifikat aus, welches schon hinterlegt ist oder fĂŒgen dieses zuerst ĂŒber die oben genannten Schritte hinzu.

AnhÀnge

An dieser Stelle, der Connector 365 Einrichtung, können Sie Ihre AnhÀnge hinterlegen und die Konfiguration der AnhÀnge vornehmen.
Ebenfalls möglich ist es jedoch ĂŒber die Tell me-Funktion nach AnhĂ€ngen zu suchen. In der Verwaltung der AnhĂ€nge sehen Sie alle bereits hinzugefĂŒgten Medien, die Sie als AnhĂ€nge verwenden. Hier können Sie neue Medien hinzufĂŒgen indem Sie auf +Neu klicken und per Drag & Drop oder per Suche in Ihren Dateien, die entsprechende Datei hinterlegen.

Neue AnhĂ€nge können Sie jedoch auch ĂŒber AnhĂ€nge in der Connector 365 Einrichtung hinzufĂŒgen. Dazu klicken Sie in das KĂ€stchen Einrichtung von AnhĂ€ngen und klicken Sie auf +Neu fĂŒr eine neue Anhangskonfiguration.

Das folgende Fenster öffnet sich nun:

Unter dem Begriff Hauptdokument ist hier der vom System generierte Bericht der jeweiligen Verwendung gemeint.

ZunĂ€chst mĂŒssen Sie Ihrer Anhangskonfiguration einen Code zuweisen, damit Sie AnhĂ€nge vor und nach dem Hauptdokument anhĂ€ngen können. Neben dem Code können Sie ebenfalls noch eine Beschreibung zu Ihrer Anhangskonfiguration hinzufĂŒgen.

Nun haben Sie 2 Optionen um AnhĂ€nge hinzu zu fĂŒgen:

  1. AnhÀnge vor dem Hauptdokument anhÀngen
  2. AnhÀnge nach dem Hauptdokument anhÀngen

Das HinzufĂŒgen von AnhĂ€ngen verlĂ€uft bei beiden Optionen nach dem selben Schema. Allerdings unterscheidet sich die Position, wo der Anhang angehĂ€ngt wird. Beim HinzufĂŒgen der AnhĂ€nge gelten folgende Regeln:

  1. Ein Anhang kann entweder vor oder nach dem Hauptdokument angehÀngt werden.
  2. Die Positionsnr., kurz fĂŒr Positionsnummer bestimmt ĂŒber die Reihenfolge, wie die Dokumente angehĂ€ngt werden.
  3. Jeder Anhang lÀsst sich separat drehen um 90° Grad, 180° Grad oder 270° Grad.
  4. Ein Anhang lĂ€sst sich nicht mehrfach innerhalb einer Anhangskonfiguration hinzufĂŒgen.

Beim HinzufĂŒgen eines Anhangs wĂ€hlen Sie z.B. vor dem Hauptdokument anhĂ€ngen. Jetzt klicken Sie in das Feld Name neben der Positionsnr. 1. Es erscheinen rechts in dem Feld 3 Punkte (""). Beim Klick auf diese öffnet sich ein neues Fenster.

Dieses zeigt die bereits hinterlegten AnhĂ€nge. Sie können nun aus diesen auswĂ€hlen oder auch einen neuen Anhang hinterlegen um diesen anschließend hinzu zu fĂŒgen. Wenn Sie einen neuen Anhang hinterlegen wollen, klicken Sie auf +Neu und laden die entsprechende Datei hoch.
Der hochgeladene Anhang erscheint dann ebenfalls in der Auflistung.

Selektieren Sie einen Anhang und fĂŒgen Sie diesen zu Ihrer Anhangskonfiguration hinzu, indem Sie dies mit OK bestĂ€tigen.

Hier haben wir beispielhaft einmal die folgenden AnhĂ€nge hinzugefĂŒgt, wie Sie der Abbildung entnehmen können:

Im Folgenden gehen wir kurz darauf ein, wie Sie einen bereits hinzugefĂŒgten Anhang wieder entfernen können, bzw. wie Sie die Reihenfolge der AnhĂ€nge verĂ€ndern.

Entfernen eines Anhangs

Im Vor dem Hauptdokument anhĂ€ngen haben wir auf der ersten Positionsnummer den Anhang mit dem Code Anhang hinterlegt. Um diesen zu entfernen, klicken Sie auf das Feld zwischen der Positionsnr. 1 und Anhang, wie mit dem roten Rechteck markiert. Über die 3 Punkte können Sie Zeile löschen auswĂ€hlen und Ihren Anhang entfernen.

VerÀndern der Position eines Anhangs

Im Nach dem Hauptdokument anhĂ€ngen haben wir auf der ersten Positionsnummer den Anhang mit dem Code “AGB” hinterlegt und auf der zweiten Positionsnummer den Anhang mit dem Code “Haftungsausschluss”. Die Position dieser beiden möchten wir miteinander tauschen. Da Sie AnhĂ€nge nur eine Ebene nach oben verschieben können, mĂŒssen Sie Haftungsausschluss auswĂ€hlen und anschließend den Button nach oben klicken. Wiederholen Sie dies entsprechend der Anzahl Position, die dieser nach oben verschoben werden soll.

Um einen Anhang mehrere Positionen nach oben/unten zu verschieben, mĂŒssen Sie nach jeder Positionsverschiebung nach oben/unten, den Anhang erneut auswĂ€hlen. Sie können einen Anhang nach unten verschieben, indem Sie dies ĂŒber die 3 Punkte auswĂ€hlen.

Drehen eines Anhangs

FĂŒr jeden Anhang können Sie eine Drehung definieren. HierfĂŒr können Sie zwischen 3 verschiedenen Drehungen wĂ€hlen: 90° Grad, 180° Grad und 270° Grad. Klicken Sie dafĂŒr auf Keine fĂŒr den entsprechenden Anhang bei Drehung und wĂ€hlen Sie die gewĂŒnschte Drehung aus. Nun wird Ihr Anhang in der von Ihnen eingestellten Drehung an das Hauptdokument angehĂ€ngt.