Einrichtung
Berichtsauswahl
Öffnen Sie mit Hilfe der Suchfunktion die gewünschte Berichtsauswahl - z.B. die für den Verkauf. Wählen Sie nun den gewünschten Bericht aus. Für unser Beispiel verwenden wir Rechnungen, grundsätzlich werden aber Berichte unterstützt aus den Bereichen
- Verkauf
- Einkauf
- Service
- Mahnung
- Lagerbestand
- Fertigungsauftrag
- Bankkonto
In der Berichtsauswahl finden Sie das Feld “E-Mail-Betreffs”, das anzeigt, wieviele individuelle Formulierungen bereits angelegt sind. Durch Klicken des Feldes gelangen Sie zur Bearbeitungsseite E-Mail-Betreff.
Hier können Sie nun je Sprachcode einen individuellen Betreff definieren. Zum Einen gibt es hier die Möglichkeit, einen statischen Betreff zu formulieren, der in alle Nachrichten gleich eingefügt wird.
Zum Anderen besteht die Möglichkeit, den Betreff dynamisch zu gestalten. Durch die Nutzung von Platzhaltern passt er sich dann an den Inhalt der Nachricht an.
Definieren können Sie die Platzhalter, indem Sie im Feld Betrefftext auf die […]-Schaltfläche am rechten Rand klicken. So gelangen Sie zur Seite E-Mail-Betreff-Platzhalter, auf der Sie die Definitionen vornehmen können.
Platzhalter definieren
Auf der Seite “E-Mail-Betreff-Platzhalter” stehen Ihnen zwei Felder zur Verfügung:
Platzhalter - Hier definieren Sie wie Ihr Platzhalter aussehen soll
Definition - Diseses Feld definiert, auf welches Feld sich ihr zuvor eingegebener Platzhalter bezieht.
Anlegen eines neuen Platzhalters
Geben Sie zunächst in das Feld Platzhalter den gewünschten Platzhalter ein. Wir empfehlen hier Platzhalter zu nutzen, welche nicht versehentlich im Betreff stehen könnten, wenn Sie beispielsweise den Platzhalter Rech für die Rechnungsnummer definieren und im Betreff das Wort Rechnung steht, würde der Rech-Teil des Wortes im Betreff ersetzt. Nutzen Sie am besten eine Kombination aus Sonderzeichen und Zahlen oder passen Sie Platzhalter so an, dass Sie nicht versehentlich in Worten vorkommen.
Nun müssen Sie noch das Feld definieren, auf dass sich der Platzhalter bezieht. Klicken Sie hierzu auf den Assist-Button des Feldes Definition.
Es öffnet sich nun ein weiteres Fenster, in denen Ihnen alle Felder aus den Firmendaten, sowie alle Felder aus den Kopfdaten des zugrundeliegenden Berichts zur Verfügung stehen. Sie können für jeden Platzhalter eine Feldzuordnung wählen.
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Wenn anpepasste Berichte eine andere Sturktur vorweisen, also eine andere Tabelle an erster Stelle steht, so
wird dieser auch in den Tabellenfilter übernommen, wodurch möglicherweise unbrauchbare Felder angezeigt werden, beziehungsweise wichtige Felder vermisst werden könnten.
Für solche Fälle gibt es die Möglichkeit, über einen Event-Subscriber abhängig von der Berichts-Id die richtige Zieltabelle zu setzen.
Mehr dazu finden Sie unter Events.
Wiederholen Sie diesen Prozess für alle gewünschten Felder/Platzhalter die Sie in Ihrem Betreff verwenden möchten.
Beispiel für einen Betreff mit Platzhaltern
Nachdem Sie nun Ihre Platzhalter definiert haben, können Sie den Betreff mit Platzhaltern definieren. Schließen Sie die Einrichtung für die Platzhalter und klicken Sie erneut in das “E-Mail Betreff”-Feld. Für unser Beispiel haben wir folgende Platzhalter für eine Rechnung definiert.
- %1 - die Rechnungsnummer
- %2 - Der Empfängername
- %3 - Das Fälligkeitsdatum
Damit könnten wir nun Beispielsweise, diesen Betreff aufbauen: Unsere Rechnung %1 für %2 - Fällig %3
Wie der Betreff dann in Verwendung aussieht, erfahren Sie im nächsten Schritt.
Prioritäten
In den Berichtsauswahl-Seiten können Sie konfigurieren, welche Berichte Sie verwenden wollen und ob diese als E-Mail-Anhang bzw. als E-Mail-Text verwendet werden sollen.
Die Connector 365 Mail Subject Plus App verwendet bevorzugt Einträge, die für E-Mail-Anhänge definiert sind.
In einer Konstellation, in der verschiedene Berichte eingerichtet sind, werden die Betreffzeilen der jeweiligen Anhänge herangezogen.
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In oberen Beispiel werden die Einstellungen für die Berichte 124 und 297 für den E-Mail-Versand berücksichtigt.